整形外科クリニック 事務・総務業務 アプリ化設計書

対象：事務・総務の業務管理Excel 2ファイル（合計135シート）　｜　拠点：2拠点　｜　作成日：2026-06-11

本書は、Excelで運用されている事務・総務業務を整理し、「難易度 × 効果」で優先度を再評価したうえで、アプリ化・簡易化の対象と設計方針をまとめたものです。

1. 背景と現状の課題

2ファイル・合計135シートを確認した結果、Excelを「何でもデータベース」として使っているため、以下の構造的な問題が生じています。

• 同一目的シートのバージョン乱立：業務リスト系だけで「原本」「新業務リスト」「○月まで業務リスト」「（古い）業務リスト」など8種以上が併存し、それぞれ1〜2万行規模。過去ログが消えず肥大化。
• 「人ごとにシートを作る」運用：スタッフ個人ごとのタスクシートやスキルチェック表が、人数分コピーされている（本来は1表＋「担当者」列で足りる）。
• 無名・放置シートが20枚以上（「シート17」〜「シート71」等）。生死が混在。
• 2ファイルにテーマが分散：業務リスト／麻酔／認証情報／手術外来 がどちらにも存在。
• 機微情報の混在：患者マスタ（数万件規模）・認証情報が業務シートと同居（→ 第7章）。

2. 難易度 × 効果マトリクス

各業務を「導入の効果（業務削減・ミス防止）」と「構築の難易度（データの整い具合・複雑さ・移行量）」で4象限に整理しました。右上→左上→左下→右下 の順で着手するのが基本方針です。

3. 優先度ランキング（一覧）

効果・難易度を★3段階で評価し、着手順に並べました。

4. 主要アプリの設計

P1〜P2の各アプリについて、データ項目・機能・期待効果を示します。列名は現Excelの見出しをそのまま活かしています。

P2 5. 業務タスク管理（中核）

最も効果が大きく、最も多くのシートを置き換える本命です。「日次/定期業務」「申し送り」「曜日別チェック」「個人別タスク」を1つのタスクテーブル＋絞り込みに統合します。

主な機能：担当者・拠点・状態・期限でフィルタ／繰り返しタスクの自動生成／完了の一括チェック／過去ログは自動アーカイブ（肥大化防止）。

P1 1. 予約変更・休診対応 管理

期待効果：「誰に連絡済みか／未対応か」が一目で分かり、患者への連絡漏れ・二重連絡を防止。

P1 2. 発注・在庫管理

期待効果：在庫切れ前の自動通知で欠品防止。レセ時期など消耗の激しい品の補充忘れを回避。

P1 3. インシデント／指摘 記録

期待効果：入力をフォーム化し、未確認者へリマインド。月次の傾向集計も可能。

P1 4. 書類作成ナレッジ（参照DB）

期待効果：書類種別から手順・料金・注意点を即検索。新人でも独力で対応でき、属人化を解消。

P2 6. 手術・術前タスク管理

手術予定の患者ごとに、術前にやるべき項目（コンサル・麻酔科・PCR・送迎手配・IC）をチェックリスト化します。現状は複数シートに分散しており、患者単位で進捗が追えていません。

期待効果：患者単位で「術前に何が残っているか」が一覧化され、抜け落ちを防止。

5. 業務そのものの自動化・省力化（システムを作らずに減らす）

第2〜4章は「情報を整理して管理するアプリ」でしたが、本章は視点を変え、作業そのものを機械に任せる／なくすことに絞ります。日次業務リスト・予約変更・書類メモ・失敗チェック・発注の各シートを読み込み、人がやらなくてよい定型作業を抽出しました。多くは大きなシステムを新設せず、今あるツール（予約システム／SMS送信ツール／スプレッドシート）の使い方を変えるだけで削減できます。

自動化・省力化の候補（効果順）

6. データ分割・移行方針

現状の135シートは 機能単位の6〜7データセット に再編します（ファイル単位ではなく機能単位で分割）。

7. セキュリティ上の重要対応

• 認証情報は専用のパスワード管理ツールへ分離し、業務管理ファイルから切り離す。
• 患者個人情報は業務管理と別管理にし、アクセス権を限定する。
• アプリ化する際も、この「認証情報・患者データの分離」を前提として設計する。

8. 推奨プラットフォームと進め方

プラットフォーム候補

スプレッドシートのURLやフォーム回答シートが多数あり、クラウド型グループウェア中心の運用とお見受けします。以下が候補です（最終決定は要相談）。

推奨ステップ

1. 第0段階：認証情報・患者データの分離（セキュリティ）＋ シート棚卸し（不要シートの選別）。
2. 並行（最速の成果）：第5章の自動化・省力化のうち難易度の低いもの（予約変更のSMS化／リマインドSMSの定時自動送信／手術表のモニター掲示）を先行実施。アプリ開発を待たずに毎日の手作業を削減できます。
3. 第1段階（P1）：予約変更／発注・在庫／インシデント／書類ナレッジ から、効果が見えやすい1本を試作（PoC）。
4. 第2段階（P2）：中核の「業務タスク管理」を構築し、個人別・曜日別シートを置き換え。
5. 第3段階（P3〜P4）：参照Wiki、教育評価、レセプト管理を順次展開。

9. 付録：業務内容のタイプ別内訳と割合

実際にExcelに記録された業務を12のタイプに分類し、件数（行）ベースで割合を出しました。各タイプの代表的な業務を、個人情報を含まない中立な要約で示します。

※渉外・人事・経理は主に総務部門の管轄のため、現事務スコープではほぼ0件（除外集計）。

手術・術前系 3,804件 / 29.9%

• 術前検査データの取込み確認、未取込み患者のカルテ確認
• 麻酔科外来の予約・キャンセル対応、麻酔科アンケートの取りまとめ
• 手術予定表の作成・更新と各部署（診察室・病棟・手術室）への配付
• 術前コンサル（他院循環器受診など）の手配と紹介状の受け渡し
• 入院・術前検査の案内連絡、PCRキットの送付連絡

予約・外来調整系 1,866件 / 14.7%

• 当日の外来予約表の発行・印刷と外来看護師への受け渡し
• 休診・代診に伴う予約変更の患者連絡（不在・留守電・SMS対応）
• 初診予約フォームの確認と折り返しの電話・予約取得
• Web予約枠の開放・調整、予約重複の調整
• リハビリ予約の調整・案内

カルテ・データ処理系 1,653件 / 13.0%

• 外注検査会社データの電子カルテ取込み（定型手順）
• 処方内容の修正・会計修正の反映
• 書類の受け渡しに関する患者連絡（SMS・留守電・次回来院時）
• メール・FAXの確認と対応
• 問診票等のスキャン・PDF化・保管

設備・庶務・環境系 1,509件 / 11.9%

• 開院・閉院時の音楽・モニターの操作
• 院内清掃（待合室・廊下・診察室・トイレ）
• 郵便物の回収・提出
• 落とし物・返却物の管理
• 清掃業者・鍵の貸出など立会いの調整

インシデント・品質管理系 1,249件 / 9.8%

• 確認漏れ・記録漏れの再発防止メモ（ダブルチェックの徹底）
• 登録情報（保険・負担割合）の誤りの発見と差額対応
• 書類・他院画像の受け渡し枚数の記録の徹底
• 診察券・領収書の取り違え防止の注意喚起
• 手術予定表の入力漏れ（部位・病名）の指摘と是正

受付・会計系 764件 / 6.0%

• レジ金のセット・レジ締め・入金処理
• 釣り銭の両替手配（両替カードで銀行へ）
• 領収印・ゴム印の日付変更
• 日報・領収書・リネン領収証の保管処理
• 自賠責・保険請求などの会計処理

発注・在庫・備品系 670件 / 5.3%

• 消耗品・文具・備品の発注
• 飲料・冷蔵庫の補充
• カルテ用紙・検査台紙などの専用品の発注
• 配送伝票（元払い・着払い）の手配
• 最低在庫数にもとづく定期補充

書類・証明系 128件 / 1.0%

• 各種診断書・証明書の料金徴収と受け渡し
• 保険会社書式の診断書・後遺障害診断書への対応
• 傷病手当金など公的書類の交付
• 算定要件の変更（検査・処方）の周知
• 問診票の入力・保管

その他・連絡事項 1,058件 / 8.3%

• 開院・閉院（玄関の開閉・施錠・電源のオンオフ）
• 日報ファイルのまとめ・整理
• 部署間の連絡事項・申し送りの共有
• 遅番業務などの定型ルーティン

10. 付録：電話問い合わせ記録の分析（タイプ分け）

事務が受けた電話問い合わせの記録シート（計142件／2023年8月〜2026年6月）を分析しました。事務が電話を受け、看護師・医師に確認して薬局や患者へ回答するまでの記録です。本公開版では、個人情報を含まないため集計と中立な要約のみを掲載します。

問い合わせ者の内訳

内容のタイプ別内訳

※「処方関連」の4タイプ合計＝96件・67.6%。分類はキーワードによる概算。患者個人情報は掲載していません。

代表的な問い合わせの種類（中立な要約）

• 在庫切れ→代替・剤形変更（最多）：薬局の在庫都合で、口腔内崩壊錠から普通錠への変更、規格（mg・g）違いの換算、ジェネリックへの変更などの可否確認。
• 重複・併用禁忌・他院調整：他院処方との重複・飲み合わせを薬局が発見し、当院処方の削除可否を確認。
• 用量・用法・日数／期限：用法の記載漏れ、分2/分3の確認、処方箋の期限延長。
• 患者本人・家族からの相談：副作用が出た際の対応、痛みが治まった際の服薬中止の可否、受診の要否。